以咨詢服務理念提供服務發揮招標代理機構在招標投標活動中的作用
來源: 中國招投標協會   發布時間: 2011-05-10 10:23   4979 次瀏覽   大小:  16px  14px  12px
以咨詢服務理念提供服務發揮招標代理機構在招標投標活動中的作用

   隨著社會主義市場經濟的發展,招標投標市場不斷擴大,已涉及工程建設領域的工程、貨物和服務采購,涉及機電產品國際、國內招標采購,涉及政府采購、科研項目服務采購、國有土地使用權出讓等方方面面,與國家利益和社會公眾利益息息相關。為適應行業發展的需要,更好地發揮招標投標的作用,招標代理機構及其從業人員應樹立咨詢服務的理念,在招標代理工作中運用項目管理、流程管理、過程方法、價值工程和綜合評價技術、市場預測、工程造價等咨詢理論和方法,持續穩定地提供實現項目總體目標的服務,充分發揮代理機構在招標投標市場中的作用。

    一、持續穩定地提供實現項目總體目標的代理服務,是招標代理機構發揮市場作用的工作目標
    我國《招標投標法》及相關的法規和政策,從招標準備到選擇中標人并簽訂合同的全過程,對招標投標活動中每一環節的時間、順序都有嚴格的限定,不能隨意改變;對各個環節的工作條件、內容、范圍、形式、標準以及參與者的資格、行為、責任也都作了嚴格的規定。作為從事招標代理業務并提供社會中介服務的招標代理機構,應滿足招標程序規范的要求,并堅持公正守法、誠信執業的工作準則。
    然而,隨著招標行業市場化程度越來越高,市場劃分越來越細,作為招標市場化進程中的一個重要組成部分,招標代理機構在發揮市場作用的過程中,被賦予了極大的責任,在一定程度上影響著公共財政等社會資源的投入和使用。招標代理工作所追求的,是“持續穩定地提供滿足招標委托人要求和適用法律法規要求的服務”,其中“持續穩定的提供服務”是基礎,“提供滿足要求的服務”是結果。為進一步發揮招標投標制度在促進和規范市場競爭,提高社會效益和經濟效益等方面的作用,招標代理機構應不斷拓寬服務領域、增強服務技能、提高服務水平,增強市場競爭力,以取得更好的經濟效益和社會效益。若仍立足于僅提供單一的“招標程序化服務”,則可能導致“持續穩定的提供服務”這個基礎的動搖,從而影響結果的實現。
    因此,招標代理機構需不斷拓展招標中介服務的內涵,在滿足程序規范和公正的同時,以咨詢服務的理念為支撐,持續穩定地提供一種綜合的“招標咨詢服務”。通過“招標咨詢服務”,實現滿足各相關方要求并爭取超越其期望的目標,從而將“提供滿足要求的服務”的內涵,拓展為“提供實現項目整體目標的服務”,充分發揮招標代理機構在招標投標活動中的作用。這里所說的“項目整體目標”,既包括委托招標項目的功能、規模、質量、價格、進度、服務等具體的需求目標,又包括通過招標投標方式,按照公開、公平、公正和誠實信用的原則,規范地組織招標采購,實現提高經濟效益,保證項目質量,保護國家利益、社會公眾利益和當事人的合法權益等綜合目標。這是一種超越了代理項目具體要求的增值的目標。

    二、以咨詢服務理念支撐和提供服務,是招標代理機構發揮市場作用的工作方法
    招標投標是規范選擇交易主體,訂立交易合同的法律程序,是一種規范化的、有組織的交易方式,規范化體現為程序、組織及操作的規范化;有組織則表現為有計劃、重實施、有監管、重效果,有專業機構的參與,有專家的參與;公開、公正、公平是其維護的原則,這一切集中提升為一種遵從市場經濟公平競爭的交易規則和先進的管理理念。
    提供招標咨詢服務就體現了這種理念,所謂“招標咨詢服務”即:為規范、有序地實施招標代理工作,充分利用準確、適用的信息,集中專家的智慧和經驗,運用科學的理論及工程技術、經濟、管理和法律等方面的專業知識,為項目招標的實施以及項目整體目標的實現所提供的智力服務。樹立咨詢服務理念,在招標代理工作中運用項目管理、流程管理、過程方法、價值工程和綜合評價技術、市場預測、工程造價等咨詢理論和方法,有助于推動招標業務的不斷發展,從而發揮代理機構在招標投標市場中的作用?,F將在招標代理工作的實踐中落實這些運用的工作方法簡述如下:
    (一)將每一次招標采購任務作為一個項目,進行項目管理
    項目管理是工程咨詢中的一種常用方法,項目管理學界將其定義為“項目管理是將知識、技能、工具與技術應用到項目各項活動中,以實現或超過項目利益相關方的要求和希望”,其目標與提供招標咨詢服務的意愿是一致的。
    由于完成一次招標采購任務就是完成一個交易合同的訂立,因每次招標的條件和環境都不盡相同,其本身就具有唯一性、一次性、漸進并逐漸完善的周期性等項目的特點,而完成一次招標采購任務往往涉及綜合、范圍、時間、質量、費用、人力資源、溝通、風險和采購等與項目管理相同的管理任務。所以,為能更有效地提供代理服務,完成招標采購任務,招標代理機構可將招標人委托的每一次招標采購任務,按照一個項目進行管理,應用項目管理相關知識,借助項目管理的方法、工具和技術,對招標采購的信息、資源、風險等進行管理,對招標項目進行流程管理,對招標采購工作的質量、進度、費用進行控制等,保證招標代理工作目標的實現。
    (二)采用過程方法,通過事前、事中、事后服務,對代理項目的全過程進行動態管理
    為滿足招標委托人的要求、滿足適用法律法規的要求及滿足自身工作目標等的要求,招標代理機構不僅需強調對最初制定和最終實現目標的管理,更應關注對中間過程的控制和管理,即通過事前、事中、事后服務,對代理項目的全過程進行動態管理。通用的PDCA循環的方法,通過策劃、實施、檢查和處置過程的循環,體現了過程管理的嚴格控制和持續改進要求,包括ISO9001質量管理體系的運用等,可適用于招標投標活動的所有過程。具體到每一招標代理項目,其過程方法主要體現在以下方面:
    1、事前做好咨詢服務,編制科學合理的招標工作計劃
    事前服務,即在準確識別招標委托人要求的前提下,向招標委托人提供的,對招標采購項目進行全過程動態管理的策劃。招標工作計劃就是事前提供咨詢服務的成果,是圍繞項目總體目標的實現,針對項目實施過程中的范圍、費用、時間、質量、資源等各項工作的目標、程序、方法等所作的總體策劃,是項目實施過程的指導文件,也是確認項目目標實現的主要依據。
    招標委托人的要求,即為實現招標項目的功能、規模、質量、價格、進度、服務等具體需求目標,希望通過規范、有序地招標投標活動,科學擇優地選擇中標人并簽訂和實施合同。在準確識別招標委托人的要求,針對項目工期、采購進度等安排的具體情況,招標代理機構通過以下方面的工作,完成招標工作計劃的編制:
    (1)確定所需過程和順序。嚴格遵循法律程序,準確識別和確定實現目標所必需的招標、投標、開標、評標、中標和簽訂合同等規定的過程及其相互間的關系,并確定證明其滿足要求的記錄,如過程實施記錄等。
    (2)確定形成的文件和記錄。準確識別過程中形成的招標文件、投標文件、評標報告、定標文件、合同文件、質疑答復、投訴處理等具有法律效力的文件,并確定證明其滿足要求的記錄,如文件的編制、審核和批準記錄等。
    (3)確定所需資源情況。準確確定過程中所需各項資源的情況,包括人力資源、硬件設施、以往經驗,包括可運用的文件范本等,合理利用和配置資源,組建項目團隊,分配工作責任。
    (4)確定驗證的標準。根據法律法規要求、招標委托人要求和項目運行過程中時間、質量、投資等限制和要求,確定各環節的階段目標及驗證其符合的相應標準。
    編制科學合理的招標工作計劃,還包括針對招標代理機構的組織機構設置及資源供求狀況等具體情況進行編制,保證編制的計劃具有前瞻的可操作性,通過過程中每一環節的有效運行和控制,滿足要求,增強各相關方的滿意,實現目標。
    2、事中完善招標服務,規范實施招標工作計劃、檢查執行情況
    事中服務,就是規范實施計劃和檢查計劃執行情況,在事中完善招標服務,有效控制每一環節的規范運行,保證每一分段目標的落實,最終完成招標任務。
    規范實施計劃,就是在項目實施過程中,針對項目的特殊性和差異情況,完善計劃,保證項目實施按確定的過程和要求、形成的文件和標準、計劃的時間和資源的安排等進行。檢查計劃執行情況,就是以計劃為依據,對照實際工作的進展和表現,進行比較,以發現存在的問題和偏離,及時調整,保證招標工作的各個過程始終處于受控狀況。為確保計劃能支持過程的運行并受到有效的監視,招標代理機構應采取如流程管理、目標控制、使用范本等技術和手段,獲得必要的和有效的信息,保證計劃的規范實施和有效控制,實現事中完善招標服務的目標。這些技術和手段的運用如下:
    (1)通過識別法律法規等對不同項目招標投標管理規定的差異,如不同的招標采購方式,不同的資格審查方式,不同項目主管部門的監管要求等,確定不同項目招標工作的規定流程,實施流程管理。規定流程的運用,可以避免項目操作過程、環節含混不清等現象的發生,同時規定流程還具有提示作用,能對項目負責人可能的遺忘或過程的疏漏起到記憶和補充作用,既規范了項目的操作,又保證了招標代理工作的有序開展。
    (2)通過分析自身資源的狀況,識別影響總體目標實現的關鍵過程和因素,如合同評審,項目團隊組建,招標公告、資格預審、招標文件及其澄清修改,開標、評標的組織,招標結果,投標保證金的收退等,合理設置招標項目運行過程的控制點,并按計劃中確定的階段目標及證明其符合的相應標準,有效監視、檢查、對比和分析,進行目標管理。
    (3)通過招標文件范本、合同范本的使用,保證招標代理工作效率的提高。
    3、事后加強回訪聯絡,采取措施持續改進過程
    事后服務,就是通過獲取各相關方接受服務的感受的相關信息,評價和驗證代理工作的績效,尋求改進的機會,并采取必要措施持續改進服務。
    招標代理機構應采取事后加強回訪聯絡的相應措施,確定獲取相關信息的來源,如顧客滿意度調查、質疑投訴意見及處理結果、流失業務分析、招標失敗情況分析等,收集各相關方對所接受的服務是否滿足其要求的感受,作為對招標代理工作效果的一種驗證,檢驗是否能持續穩定地提供服務的目標,有效發現招標采購過程中反映的不符合、不適宜或易產生矛盾的環節,通過系統的和持續的改進,滿足所有相關方的需求和期望,這也是招標代理機構自身發展的需要。
    三、在過程中體現招標咨詢服務的意義和作用
    招標代理工作的服務范圍一般涉及從對委托合同的評審到中標通知書發出的若干過程和環節,例如編制招標文件是招標代理最基本的工作之一,編制一份好的招標文件,可充分體現事前策劃的精髓,是順利完成招標代理工作,實現項目總體目標的保證。招標代理機構應以咨詢服務的理念為支撐,做好每一環節的服務,提高招標代理工作的質量,充分發揮其在招標投標市場中的作用。下面以招標文件編制過程為例簡述招標咨詢服務的意義和作用。
    1、提高招標文件的編制質量,保證目標順利實現
    招標文件是招標人向投標人發出的,公布項目情況及要求,提供編寫投標文件所需的資料,告知投標人需要完成的工程或提供的貨物、規定的合同條款、評審及合同授予的標準,通報招標投標遵循的規則和程序等內容的書面文件,是招標投標過程中最重要的文件之一,也是體現招標活動遵循公開、公平、公正和誠實信用原則的形式之一,招標文件的編制質量,將影響到招標投標活動的方方面面,因此,編制時必須杜絕匆忙和草率,防止由于澄清、修改招標文件而引起延誤,同時要避免因遺漏和忽視某些細節帶來的質疑、投訴等種種麻煩。
    能否保證招標文件的編制質量,是對招標咨詢計劃是否具有前瞻性的檢驗,要求在事前制定招標計劃時,就應區別不同項目的業主要求、項目特點、項目復雜程度、可供使用的范本及相關資源等方面的情況,預留足夠的編制時間,保證招標文件的編制質量,從而保證目標順利實現。
    2、保證充分競爭,體現公平、公正原則
    在開放的市場中競爭是實現效益最大化的有效途徑,通過充分競爭優化社會資源配置,有利于投資者從公開、公平和廣泛的競爭中獲得利益。保證充分競爭的招標咨詢服務,就是要求招標代理機構能準確運用法律法規及相關規定,充分利用以往經驗和適用的市場資源信息,合理、適當設置投標人的資格條件,在滿足項目要求的前提下,保證足夠數量的投標人能具備條件參與投標競爭,從而充分發揮招標的作用。
    3、合理分攤風險,實現風險共擔
    由于市場變化的客觀性,在項目實施階段,合同雙方都可能面臨許多風險。這些風險若由其中一方單獨承擔的話,則可能導致項目總體目標失控。讓項目參與各方共擔風險,有利于增強其市場風險意識,促進項目管理水平的提高和施工技術的進步,有利于市場交易規則和市場體系的發育和完善。
    合理分攤風險,實現風險共擔的招標咨詢服務,就是運用風險管理理論和方法,正確識別和合理處置項目風險;運用工程造價的理論的方法,選擇有利于參與各方能夠承擔相應風險的合同方式;運用市場預測的方法,預測合同履行過程中市場價格的變化及對項目實施的影響,合理設置價格風險的承擔范圍等等。體現在招標文件編制中,就是在設置合同條款時,兼顧各方利益,合理分攤風險,通過招標文件形成共擔風險的有機整體,通過明確的風險承擔范圍,可避免或減少風險發生時所產生的糾紛,有利于總體目標的順利實現。
    4、科學合理地制定統一的評標方法和標準,保證招標質量
    首先,統一的評標方法和標準,即在招標文件中明確評標準則,是招標活動遵循公開、公平、公正和誠實信用原則的需要。公開的評標準則有利于公平競爭,有利于社會監督,有利于抑制招標活動中各種腐敗行為滋生,促進廉政建設,同時也是保證招標質量,確保招標活動順利進行的需要。
    其次,評標的結果取決于評標準則和評委組成等因素,由于評標準則的不合理,可能導致投標人的不同理解而不能響應招標要求,又由于評委個體差異的存在,可能因每位評委對投標文件、評標準則的理解不同、觀點各異等因素,導致評標過程中產生意見分歧,增加評標工作的難度。制定科學合理的評標方法和標準,讓投標人準確響應,可避免在評標過程產生分歧,有效保證對所有投標人的評比公平且公正,這也是規范招標投標行為的重要措施之一。
    體現在招標文件的編制中,就是科學選擇評標辦法,合理確定評標標準。一方面可運用價值工程和綜合評價技術等相關理論和方法,針對項目的特點,合理確定滿足要求的條件,科學地選擇和確定影響項目實施的各項因素和其重要程度,制定評標準則。例如:對于具有通用技術、性能標準或者招標人對其技術、性能沒有特殊要求的項目,應以價格為主導,合理確定統一的價格要素,選擇相應的評價方法和標準;對于在技術、性能上有特殊要求的項目,可運用價值工程的原理,合理確定滿足要求的指標和標準,在保證技術、性能指標滿足標準的條件下,再比較價格;對于其它項目,可采用綜合評價技術,綜合考慮價格、技術、財務狀況、信譽、業績、服務各項因素及權值,選擇最大限度滿足招標要求的投標方。另一方面制定的評標準則應盡可能體現評比依據的數字化、可貨幣化和評標意見的文字化。評比依據的數字化,主要是在對各投標方進行對比時以數據為依據,目的是提高評標的可比性、直觀性和準確性;評標意見的文字化,是指評委在發表意見時,以文字為依據,從客觀上要求評委負評標的責任,降低評委評標的隨意性,從而確保評標結果的公平公正。
    此外,科學合理地制定統一的評標方法和標準,還有利于提前做好評標準備,在保證評標質量的前提下,提高評標效率,縮短評標時間,避免由于評標時間過長,導致評標情況的不正常外泄,從而減少可能影響招標活動順利進行的各種麻煩。

    結語
    為充分發揮招標代理機構在招標投標市場中的作用,以咨詢服務理念持續穩定地提供服務,這需要擁有相當數量的、具有一定項目管理水平的專業人才,能準確運用其專業知識,運用自身對相關法律法規和政策的熟悉、對制造商或承包商技術特點的了解,以及對市場變化情況的掌握等優勢,延伸代理服務的范圍,涉及到項目報建、可研、設計、采購、實施,甚至到后評價等各個階段。同時向深處延伸,涉及到項目(技術)方案比選、設備選型、設備和材料采購、施工、監理、造價管理和招標條件(要求)的制定等各個環節。每一環節都能為業主提供有利于實現總體目標的對策與建議。因此,招標代理機構在今后工作中應樹立起咨詢服務的理念,努力學習和掌握相關知識,注重實踐,提高自身處理和解決問題的綜合能力,因招標代理服務范圍的廣泛性,更要懂得如何運用準確信息,集中群體智慧和經驗,持續穩定地提供全方位的并具有一定深度的招標咨詢服務。

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